Includes word with tag
Conditions of this type allow you to specify your own tags and process letters with them according to certain rules. Lokking similar to condition Includes text, work with tags gives more flexibility.
You can create your own set of tags, each of which will denote an object of a certain type, for example:
- If Message subject includes word with tag #, then Select project by word following the tag
- If Message subject includes word with tag ~, then Select assignee by word following the tag
- If Message subject includes word with tag %, then Set date of task finish by word following the tag
and so on
After that, you can give messages sent to the special Planfix address special tags. Planfix will analyze the tags and set the attributes you specify for the task created. By the way, in the rules you can define only the tags, and you can use any words after them - the main thing is that Planfix could clearly identify the object that you mean.
For example, imagine that you created these rules and forward a message with the tag to youe Planfix email address. Here's how they will be processed::
- #Энергоресурс - ПланФикс найдет проект, в названии которого есть слово "Энергоресурс" и создаст задачу в нем
- ~Васечкин - ПланФикс добавит в исполнители задачи сотрудника, имя или фамилия которого содержат слово "Васечкин"
- %21-12-2012 - ПланФикс установит дату завершения задачи на 21 декабря 2012 года
Главный плюс такого подхода : метка, заданная один раз, будет работать для всех объектов, в том числе и создаваемых в будущем. У Вас появился новый сотрудник по фамилии Лактионов - Вы можете сразу ставить ему задачи почтой, добавив в тему письма @Лактионов
Полезные советы
- Метка может иметь любую длину, не обязательно 1 символ. Это, в частности, позволяет задавать в качестве меток элементы форматирования писем из других систем, после которых находятся нужные вам данные.
- В правила с метками стоит добавлять дополнительное действие Удалить слово с меткой. Это как бы "подчищает" следы Вашей работы с метками, задача без них выглядит опрятнее.